Política de tratamiento de datos personales y habeas data

Fecha de entrada en vigencia: 2 de septiembre de 2026

SIREGECA reconoce la importancia de la protección de los datos personales y adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (“la Política”) con el propósito de informar a los titulares sobre la forma en que se recolectan, almacenan, usan, consultan, procesan, transmiten, protegen y, cuando corresponda, suprimen sus datos personales.

Esta Política se adopta de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (incorporado al Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015), el Decreto 090 de 2018 en lo relativo al Registro Nacional de Bases de Datos, y las demás normas que regulen, modifiquen, adicionen o sustituyan el régimen colombiano de protección de datos personales.

1. Definiciones

Para efectos de esta Política, y en concordancia con el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se entiende por:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de Privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al Titular para informarle sobre la existencia de las políticas de Tratamiento que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento.
• Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia sindical, datos de salud, vida sexual, datos biométricos, entre otros).
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que, por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Institución educativa vinculada: establecimiento educativo colombiano que contrata los servicios de la plataforma SIREGECA para la gestión de sus procesos administrativos y académicos.
• API de WhatsApp Business: canal de mensajería operado a través de la infraestructura oficial de Meta Platforms, Inc., utilizado por SIREGECA para la comunicación institucional automatizada con los usuarios autorizados por las instituciones educativas.

2. Identificación del Responsable

Para los tratamientos de datos personales en los cuales SIREGECA actúe directamente como Responsable del Tratamiento:

• Razón o nombre: SIREGECA
• Operado por: Germán Zarza
• Domicilio: Corozal, Sucre, Colombia
• Correo electrónico: info@siregeca.com
• Teléfono / WhatsApp: +57 304 292 6554

Estos canales estarán disponibles para la atención de consultas, reclamos y solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales.

Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD): de acuerdo con el Decreto 090 de 2018, están obligadas a inscribir sus bases de datos ante el RNBD de la Superintendencia de Industria y Comercio las sociedades y entidades sin ánimo de lucro cuyos activos totales superen las 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT), así como las personas jurídicas de naturaleza pública, independientemente de sus activos. SIREGECA revisará periódicamente si se encuentra dentro de este supuesto y, en caso de resultar obligada, adelantará el registro correspondiente dentro de los plazos y condiciones fijados por la Superintendencia.

3. Objeto

La presente Política establece los lineamientos aplicables al Tratamiento de datos personales realizado por SIREGECA, tanto cuando actúa directamente como Responsable del Tratamiento como cuando actúa como Encargado del Tratamiento por cuenta de una institución educativa.

SIREGECA desarrolla una plataforma tecnológica para apoyar la gestión de instituciones educativas y puede tratar información de estudiantes, acudientes, docentes, directivos, personal administrativo y demás integrantes de las comunidades educativas.

La determinación del rol de SIREGECA en cada caso dependerá de la naturaleza del tratamiento y de quién determina las finalidades y condiciones del mismo, conforme se explica en la Sección 4.

4. Roles en el Tratamiento de Datos

4.1. SIREGECA como Responsable del Tratamiento

SIREGECA actúa como Responsable cuando recolecta y trata datos personales para finalidades propias, entre ellas:

• Atender solicitudes de información y gestionar solicitudes de demostración.
• Gestionar relaciones comerciales y atender consultas dirigidas directamente a SIREGECA.
• Gestionar testimonios, comentarios y contactos comerciales propios.
• Gestionar comunicaciones institucionales propias (incluido el canal de WhatsApp cuando la comunicación es de naturaleza comercial — ver Sección 10).
• Cumplir obligaciones legales.

En estos casos, SIREGECA determina las finalidades y condiciones del tratamiento de los datos.

4.2. SIREGECA como Encargado del Tratamiento

Respecto de los datos personales que las instituciones educativas registran, administran o gestionan mediante la plataforma SIREGECA, la institución educativa correspondiente actúa como Responsable del Tratamiento, mientras que SIREGECA actúa como Encargado, cuando así corresponda de acuerdo con la relación contractual y las funciones efectivamente desarrolladas.

En este escenario, la institución educativa determina las finalidades y condiciones del tratamiento, y SIREGECA procesa la información siguiendo las instrucciones documentadas de la institución, dentro del alcance del servicio contratado y de lo dispuesto en el Acuerdo de Encargo de Tratamiento de Datos Personales suscrito con cada institución (ver Sección 24).

Esto puede incluir datos de: estudiantes, padres, madres o acudientes, docentes, directivos, personal administrativo y otros usuarios autorizados por la institución educativa.

SIREGECA no asume, por el solo hecho de prestar el servicio tecnológico, la calidad de Responsable respecto de todas las bases de datos administradas por las instituciones educativas.

4.3. Prevalencia del Acuerdo de Encargo

En caso de discrepancia entre lo dispuesto en esta Política y lo pactado específicamente en el Acuerdo de Encargo de Tratamiento suscrito con una institución educativa determinada, prevalecerá lo establecido en dicho Acuerdo respecto de los datos administrados por esa institución.

5. Alcance

Esta Política aplica a los datos personales tratados por SIREGECA a través de:

• Sitio web y formularios de contacto, demostración o testimonios.
• Correo electrónico institucional.
• WhatsApp institucional, incluyendo el uso de la API de WhatsApp Business.
• Plataforma tecnológica SIREGECA y aplicaciones asociadas.
• Redes sociales institucionales.
• Otros canales habilitados por SIREGECA.

Cuando SIREGECA actúe como Encargado de una institución educativa, esta Política se complementa con las políticas, avisos de privacidad, autorizaciones y demás documentos de protección de datos adoptados por la respectiva institución, y con el Acuerdo de Encargo correspondiente.

6. Datos Personales que Pueden Ser Tratados

6.1. Datos de identificación

Nombre y apellidos; tipo y número de identificación cuando sea necesario; fecha de nacimiento cuando sea necesaria para la prestación del servicio; identificadores internos asignados por la institución o por la plataforma.

6.2. Datos de contacto

Número de teléfono; número de WhatsApp; correo electrónico; dirección, cuando sea necesaria para la finalidad correspondiente.

6.3. Datos institucionales

Institución educativa; cargo o función; curso, grado, grupo o dependencia; información necesaria para identificar la relación del usuario con la institución.

6.4. Datos académicos o administrativos

Cuando sean registrados por una institución educativa y formen parte del servicio contratado: matrícula, asistencia, información académica, calificaciones, observaciones institucionales, información de acudientes, información administrativa, comunicaciones entre la institución y sus usuarios. Estos datos serán tratados por SIREGECA en calidad de Encargado cuando correspondan a bases de datos administradas por la institución educativa.

6.5. Información suministrada voluntariamente

Contenido de consultas, comentarios, solicitudes, testimonios, mensajes, archivos y demás información que el titular decida proporcionar voluntariamente a través de los canales habilitados, incluido WhatsApp.

6.6. Datos técnicos

Dirección IP; fecha y hora de acceso; tipo de dispositivo; navegador; sistema operativo; agente de usuario; registros técnicos y de seguridad; identificador de WhatsApp (número asociado a la cuenta) y metadatos de entrega de mensajes (enviado, recibido, leído).

7. Datos Sensibles

SIREGECA no solicitará deliberadamente datos sensibles a través de sus formularios generales de contacto, demostración o comunicación comercial, ni a través del canal de WhatsApp institucional, cuando estos no sean necesarios para la finalidad correspondiente.

Los usuarios deberán evitar suministrar información sensible a través de los canales generales de SIREGECA cuando dicha información no sea necesaria.

En el marco de los servicios prestados a instituciones educativas, SIREGECA podrá llegar a tratar información que tenga carácter sensible o que requiera especial protección (por ejemplo, condiciones de salud relevantes para la atención escolar) cuando dicha información sea suministrada por la institución y resulte necesaria para la prestación del servicio contratado. En estos casos, SIREGECA actuará conforme a las instrucciones de la institución educativa, en su calidad de Encargado, y aplicará medidas de seguridad reforzadas y confidencialidad estricta.

8. Datos de Niños, Niñas y Adolescentes

SIREGECA reconoce que las instituciones educativas administran información de niños, niñas y adolescentes, cuyo tratamiento está sujeto a especial protección conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y a la prevalencia de sus derechos.

Cuando SIREGECA actúe como Encargado del Tratamiento, los datos de estudiantes menores de edad serán tratados por cuenta de la institución educativa y de acuerdo con las instrucciones y finalidades determinadas por esta. La institución educativa, como Responsable, deberá:

• Obtener la autorización del representante legal del menor, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, cuando la norma lo exija.
• Establecer los mecanismos correspondientes para el tratamiento de estos datos.

Herramientas técnicas que provee SIREGECA para apoyar este cumplimiento:

• La plataforma permite a la institución registrar y almacenar la evidencia de la autorización otorgada por el acudiente o representante legal.
• El acceso a los datos de estudiantes está segmentado por roles y perfiles dentro de la plataforma, de forma que solo el personal autorizado por la institución puede consultarlos.
• Cuando la comunicación por WhatsApp involucre a un estudiante menor de edad de forma directa (no a través del acudiente), dicho canal solo se habilitará si la institución confirma contar con la autorización correspondiente del representante legal.

SIREGECA limitará el tratamiento a las actividades necesarias para prestar los servicios contratados y no utilizará esta información para finalidades propias incompatibles con las instrucciones de la institución.

9. Finalidades del Tratamiento

9.1. Cuando SIREGECA actúa como Responsable

• Atender solicitudes de información y gestionar solicitudes de demostración.
• Preparar y gestionar propuestas comerciales; establecer y administrar relaciones comerciales.
• Responder consultas recibidas por correo electrónico, WhatsApp, redes sociales u otros canales.
• Prestar soporte relacionado con los servicios propios de SIREGECA.
• Gestionar y, cuando exista autorización, publicar comentarios y testimonios.
• Enviar información comercial o institucional cuando corresponda y haya sido solicitada o autorizada.
• Garantizar la seguridad de los sistemas y prevenir fraude, abuso o accesos no autorizados.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
• Atender consultas y reclamos de los titulares.

9.2. Cuando SIREGECA actúa como Encargado

Los datos serán tratados para las finalidades determinadas por la institución educativa y dentro del alcance del servicio contratado, entre ellas: administración de información académica; gestión de estudiantes, acudientes, docentes y personal institucional; gestión de matrículas y asistencia; generación de reportes; comunicación entre la institución y sus usuarios (incluida la mensajería por WhatsApp cuando esta funcionalidad esté contratada); almacenamiento y organización de información; soporte técnico y operativo; seguridad, respaldo y continuidad del servicio.

SIREGECA no utilizará los datos administrados por una institución educativa para finalidades propias incompatibles con las instrucciones de dicha institución.

10. Comunicación Institucional mediante la API de WhatsApp Business

SIREGECA utiliza la API oficial de WhatsApp Business, provista por Meta Platforms, Inc. y, cuando aplique, a través de un proveedor de servicios de negocio (“Business Solution Provider” o BSP), para gestionar las comunicaciones institucionales con instituciones educativas y sus comunidades.

10.1. Rol de SIREGECA según el tipo de comunicación

a) Comunicaciones comerciales o directas con SIREGECA: cuando una persona utiliza WhatsApp para solicitar información sobre SIREGECA, solicitar una demostración o realizar una consulta comercial, SIREGECA actúa como Responsable respecto de la información suministrada en esa conversación.

b) Comunicaciones relacionadas con una institución educativa: cuando el canal se utiliza para una gestión relacionada con una institución educativa vinculada, y SIREGECA procesa la información por cuenta de dicha institución, la institución educativa es el Responsable y SIREGECA actúa como Encargado.

10.2. Segregación de información entre instituciones

Dado que SIREGECA puede operar un número institucional de WhatsApp utilizado por múltiples instituciones educativas, la plataforma implementa controles técnicos para evitar que la información de una institución sea accesible por otra, o por personal de SIREGECA no autorizado para dicha institución, entre ellos:

• Aislamiento lógico de las conversaciones y contactos por institución dentro de la base de datos.
• Restricción de acceso al historial de conversaciones según el perfil y la institución asignada al usuario interno de SIREGECA.
• Registro de auditoría de los accesos al módulo de mensajería.

10.3. Opt-in, plantillas y revocatoria

Conforme a las políticas de la API de WhatsApp Business, los mensajes iniciados por la institución o por SIREGECA (fuera de una conversación iniciada por el usuario) deben:

• Utilizar plantillas de mensaje previamente aprobadas por Meta.
• Contar con el consentimiento previo (opt-in) del destinatario para recibir dichas comunicaciones.

El opt-in se obtiene, según el caso, mediante:

• La aceptación expresa registrada al momento de la matrícula o vinculación con la institución (gestionada por esta última como Responsable), o
• Una casilla de aceptación específica en los formularios de SIREGECA, cuando la comunicación tenga fines comerciales propios de SIREGECA.

El titular puede revocar su autorización para recibir mensajes por este canal en cualquier momento, respondiendo con la palabra “STOP” (o instrucción equivalente que se indique en las comunicaciones) o dirigiéndose a los canales de contacto señalados en la Sección 12. La revocatoria será procesada dentro de los plazos legales aplicables.

10.4. Subencargados del tratamiento en el canal de WhatsApp

Meta Platforms, Inc., y el proveedor de servicios de negocio (BSP) que SIREGECA utilice, cuando aplique, actúan como subencargados del tratamiento respecto de los datos que transitan por este canal, dado que procesan, entregan y almacenan temporalmente los mensajes en su infraestructura. En consecuencia:

• El uso de este canal implica una transferencia internacional de datos hacia los servidores de Meta y, si aplica, del BSP correspondiente (ver Sección 15).
• SIREGECA exige contractualmente a estos proveedores el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad y seguridad equivalentes a las que SIREGECA asume frente a las instituciones educativas.
• El uso del canal está adicionalmente sujeto a los términos, condiciones y políticas de privacidad de WhatsApp y Meta, disponibles en sus respectivos sitios oficiales.

10.5. Contenido tratado y conservación

A través de este canal, SIREGECA podrá tratar: número de teléfono; nombre; identificador de WhatsApp; institución educativa asociada; contenido de los mensajes; archivos o información enviados voluntariamente; fecha y hora de la comunicación; metadatos de entrega (enviado, recibido, leído); e información técnica necesaria para la gestión y seguridad del servicio.

El plazo de conservación de las conversaciones y archivos adjuntos se define en la Sección 19 (Conservación de los Datos).

10.6. Envío de comunicaciones por cuenta de la institución

Cuando una institución educativa utilice las funcionalidades de SIREGECA para comunicarse con sus estudiantes, acudientes, docentes u otros usuarios por WhatsApp, SIREGECA realizará el tratamiento conforme a las instrucciones y finalidades establecidas por la institución. La institución educativa será responsable de determinar las finalidades, destinatarios y condiciones de dichas comunicaciones, y de contar con las autorizaciones o bases jurídicas que correspondan, incluyendo las relativas a menores de edad conforme a la Sección 8.

SIREGECA no vende ni comercializa las bases de datos personales tratadas mediante este canal.

11. Autorización para el Tratamiento

Cuando SIREGECA actúe como Responsable y la legislación exija autorización del titular, esta será solicitada de manera previa, expresa, informada y verificable.

11.1. Mecanismos de obtención y verificación

SIREGECA obtiene y registra la autorización mediante uno o varios de los siguientes mecanismos, según el canal:

• Formularios web: casilla de aceptación específica y no premarcada, con registro de fecha, hora y dirección IP de la aceptación.
• WhatsApp: confirmación expresa del usuario (opt-in) conforme a lo descrito en la Sección 10.3, con registro del mensaje de aceptación en el historial de conversación.
• Correo electrónico: confirmación expresa mediante respuesta al correo o mecanismo de doble confirmación (double opt-in), cuando aplique.

La autorización para recibir información comercial se diferencia de la autorización necesaria para atender una solicitud o prestar un servicio; el titular podrá otorgar una sin necesariamente otorgar la otra.

Cuando SIREGECA actúe como Encargado de una institución educativa, la institución será responsable de obtener las autorizaciones y cumplir las obligaciones que le correspondan como Responsable del Tratamiento.

El suministro de información mediante un canal de comunicación no implica autorización para utilizar los datos para finalidades diferentes de aquellas relacionadas con la comunicación, salvo que exista una base legal o autorización que permita dicho tratamiento.

12. Derechos de los Titulares

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando esta sea la base del tratamiento.
• Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar consultas y reclamos ante el Responsable o Encargado.
• Solicitar la supresión de sus datos y/o revocar la autorización cuando proceda legalmente.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) cuando considere que se han vulnerado sus derechos.

13. Ejercicio de Derechos cuando SIREGECA es Responsable

El titular podrá presentar su solicitud al correo info@siregeca.com, con asunto recomendado “Habeas Data”, incluyendo en lo posible: nombre completo, medio de contacto, descripción de la solicitud, derecho que desea ejercer, e información que permita identificar los datos objeto de la solicitud.

Cuando sea necesario verificar la identidad del solicitante, SIREGECA podrá solicitar información adicional razonablemente necesaria para dicha verificación.

13.1. Plazos legales de atención

• Consultas: serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Reclamos: el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14. Ejercicio de Derechos cuando SIREGECA es Encargado

Cuando los datos personales correspondan a una institución educativa y SIREGECA actúe como Encargado, las solicitudes relacionadas con decisiones, finalidades, autorizaciones o derechos que correspondan directamente al Responsable serán gestionadas conforme al procedimiento establecido por la institución educativa. El titular podrá dirigirse a la institución educativa correspondiente.

Cuando corresponda, SIREGECA colaborará con la institución educativa para atender las solicitudes de los titulares dentro de los plazos señalados en la Sección 13.1, y suministrará la información o asistencia necesaria dentro del alcance de sus obligaciones como Encargado, conforme al Acuerdo de Encargo suscrito.

15. Transferencias, Transmisiones, Proveedores y Subencargados

Para prestar sus servicios, SIREGECA podrá utilizar proveedores tecnológicos relacionados con: hosting y almacenamiento; bases de datos; correo electrónico; servicios de seguridad; copias de respaldo; la API de WhatsApp Business (Meta Platforms, Inc. y, cuando aplique, un proveedor BSP); infraestructura tecnológica; y herramientas de soporte y monitoreo.

Cuando dichos proveedores traten datos personales por cuenta de SIREGECA o de una institución educativa, deberán cumplir las obligaciones de confidencialidad, seguridad y protección de datos que correspondan, mediante los acuerdos contractuales respectivos.

Los datos podrán ser almacenados o tratados en infraestructura ubicada dentro o fuera de Colombia (incluyendo la infraestructura de Meta para el canal de WhatsApp), siempre que el tratamiento se realice conforme a la legislación aplicable. En los casos de transferencia internacional de datos, SIREGECA procurará que dicha transferencia cuente con:

• Cláusulas contractuales que garanticen niveles adecuados de protección, y/o
• La autorización correspondiente del titular cuando la ley lo requiera para el país de destino.

Cuando SIREGECA actúe como Encargado, las transferencias o transmisiones necesarias para prestar el servicio se realizarán dentro del alcance autorizado por la institución educativa y conforme al Acuerdo de Encargo correspondiente.

16. Seguridad de la Información

SIREGECA implementará medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, divulgación indebida, destrucción, uso no autorizado o tratamiento fraudulento o ilícito, incluyendo, según los principios que se detallan en la Sección 22:

• Controles de acceso basados en roles y perfiles.
• Autenticación de usuarios.
• Registros (logs) de actividad y auditoría.
• Mecanismos de respaldo periódico.
• Cifrado de información en tránsito para las comunicaciones de la plataforma y del canal de WhatsApp.
• Segmentación de datos por institución educativa (multi-tenencia).

Ningún sistema tecnológico puede garantizar seguridad absoluta; sin embargo, SIREGECA adoptará medidas razonables de acuerdo con la naturaleza de la información y los riesgos asociados.

17. Confidencialidad

Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales estarán obligadas a mantener la confidencialidad de la información a la que tengan acceso con ocasión de sus funciones. Esta obligación continuará incluso después de terminada la relación laboral, contractual o comercial, cuando corresponda.

Cuando SIREGECA actúe como Encargado, mantendrá la confidencialidad de los datos suministrados por las instituciones educativas y limitará su acceso al personal y proveedores que requieran dicha información para prestar los servicios autorizados.

18. Incidentes de Seguridad

SIREGECA contará con procedimientos razonables para identificar, gestionar y atender incidentes que puedan comprometer la seguridad de los datos personales, incluyendo incidentes que se originen en la infraestructura de sus proveedores o subencargados (hosting, WhatsApp/Meta, BSP).

Cuando un incidente afecte información tratada por cuenta de una institución educativa, SIREGECA informará a la institución dentro de los plazos y por los medios establecidos en el Acuerdo de Encargo correspondiente, con el fin de facilitar las acciones que la institución deba adelantar como Responsable, incluyendo, cuando corresponda, la notificación a la SIC y a los titulares afectados.

19. Conservación de los Datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados y durante los períodos adicionales necesarios para cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, administrativas o atender posibles reclamaciones.

Conversaciones y archivos del canal de WhatsApp: se conservarán durante el tiempo que dure la relación con la institución educativa correspondiente, más un periodo adicional de veinticuatro (24) meses contados desde la finalización de dicha relación; y, para comunicaciones de naturaleza comercial propia de SIREGECA, durante veinticuatro (24) meses contados desde el último contacto con el titular, salvo que la institución educativa, en su calidad de Responsable, instruya un plazo distinto conforme al Acuerdo de Encargo.

Cuando SIREGECA actúe como Encargado, la conservación de los datos de una institución educativa se realizará de acuerdo con las instrucciones y condiciones establecidas por la institución y el contrato correspondiente. Una vez finalizada la relación contractual, SIREGECA procederá de acuerdo con las instrucciones de la institución respecto de la devolución, eliminación, anonimización o conservación de la información, conforme a lo pactado en el Acuerdo de Encargo (ver Sección 24).

20. Cookies y Datos Técnicos

El sitio web y los sistemas de SIREGECA podrán utilizar cookies técnicas necesarias para mantener sesiones, gestionar autenticación, mejorar la seguridad, prevenir ataques o solicitudes fraudulentas, y mantener el funcionamiento adecuado de la plataforma.

Cuando se incorporen cookies de analítica, publicidad u otras tecnologías que requieran autorización, SIREGECA informará al usuario y solicitará el consentimiento cuando sea legalmente exigible.

21. Redes Sociales y Testimonios

SIREGECA podrá mantener presencia institucional en plataformas como Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube y WhatsApp. Las interacciones realizadas mediante estas plataformas podrán estar sujetas adicionalmente a las políticas de privacidad de cada proveedor.

Los comentarios, opiniones y testimonios enviados a SIREGECA no serán publicados automáticamente. Cuando SIREGECA pretenda publicar un testimonio que permita identificar a una persona, solicitará la autorización correspondiente. Los testimonios rechazados podrán ser eliminados o conservados durante un período razonable cuando sea necesario conservar evidencia de su recepción, evaluación o decisión de no publicación.

22. Principios Aplicables

SIREGECA aplica los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 de la siguiente manera:

• Legalidad: el tratamiento se sujeta a esta Política y a la normativa vigente en todo momento.
• Finalidad: cada dato se recolecta para una finalidad específica y legítima, informada al titular.
• Libertad: ningún dato se obtiene ni divulga sin autorización previa, salvo mandato legal o judicial.
• Veracidad o calidad: se procura que la información sea completa, exacta, actualizada y comprobable.
• Transparencia: el titular puede conocer en cualquier momento qué información existe sobre él.
• Acceso y circulación restringida: el acceso a los datos está segmentado por roles y por institución educativa (multi-tenencia).
• Seguridad: medidas técnicas y administrativas descritas en la Sección 16.
• Confidencialidad: obligación de reserva del personal y proveedores, descrita en la Sección 17.

23. Responsabilidades de las Instituciones Educativas

Cuando una institución educativa utilice SIREGECA para administrar datos personales, dicha institución, como Responsable del Tratamiento cuando corresponda, deberá:

• Determinar las finalidades del tratamiento y contar con las autorizaciones necesarias.
• Informar a los titulares sobre sus políticas de tratamiento y garantizar sus derechos.
• Definir quiénes pueden acceder a la información dentro de la institución.
• Impartir a SIREGECA las instrucciones correspondientes de forma documentada.
• Informar oportunamente cualquier modificación relevante sobre las finalidades o condiciones del tratamiento.
• Cumplir las obligaciones especiales aplicables a los datos de niños, niñas y adolescentes, incluida la obtención de las autorizaciones de los representantes legales para el uso del canal de WhatsApp cuando corresponda.

SIREGECA, como Encargado cuando corresponda, tratará la información de acuerdo con las instrucciones y condiciones establecidas por la institución y el Acuerdo de Encargo de Tratamiento de Datos Personales suscrito.

24. Acuerdo de Encargo de Tratamiento de Datos Personales

La presente Política se complementa con un Acuerdo de Encargo de Tratamiento de Datos Personales, suscrito de forma independiente con cada institución educativa vinculada, el cual regula de manera específica y vinculante, entre otros aspectos: el alcance exacto del tratamiento, incluyendo el uso del canal de WhatsApp; las instrucciones documentadas de la institución; la lista de subencargados autorizados; las medidas de seguridad exigidas; el procedimiento de notificación de incidentes; y las condiciones de devolución o eliminación de datos al finalizar la relación contractual.

En caso de conflicto entre esta Política y el Acuerdo de Encargo respecto de una institución determinada, prevalecerá lo pactado en dicho Acuerdo.

25. Actualización de la Política

SIREGECA podrá modificar esta Política cuando sea necesario debido a cambios legales, tecnológicos, operativos o en los servicios ofrecidos. Cuando se produzcan cambios sustanciales, se procurará informar a los titulares mediante los mecanismos disponibles y de acuerdo con las obligaciones legales aplicables.

La versión vigente permanecerá publicada en el sitio web de SIREGECA.

26. Vigencia

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia el 2 de septiembre de 2026 y permanecerá vigente mientras SIREGECA realice actividades de tratamiento de datos personales, pudiendo ser actualizada conforme a lo establecido en la Sección 25.

Datos de contacto

SIREGECACorozal, Sucre, Colombia

• Correo para consultas y solicitudes de Habeas Data: info@siregeca.com
• WhatsApp: +57 304 292 6554